SUSTENTABILIDADE EMPRESARIAL
Paperless: o escritório do futuro é sem papel
Com a pauta ESG ganhando força de forma acelerada, o mercado empresarial exige um movimento rumo ao paperless – ou “sem papel” – uma iniciativa repleta de benefícios para o seu negócio.
Idealizada na década de 70 com a popularização dos computadores, a ideia de um escritório sem papel não passava de uma visão do futuro. Agora, esse futuro chegou. A tecnologia atual permite uma redução drástica ou até a eliminação total do papel nas empresas, o que não garante apenas um negócio mais sustentável, mas também diversos ganhos operacionais e econômicos, além de valorizar a imagem da sua marca.
Trazendo para uma realidade prática, ninguém espera que você elimine todo papel do dia para a noite. Porém, o paperless pode ser uma iniciativa gradativa para se adequar as novas exigências do mercado, no qual tanto consumidores quanto investidores estão cada vez mais rigorosos em relação a atuação ambiental das empresas.
Benefício ambiental, econômico e operacional
Um escritório sem papel não é apenas um escritório mais ecológico. Levar esse movimento até a sua empresa mesmo que de forma parcial, resultará em ganhos nas mais diversas áreas.
REDUÇÃO DE CUSTOS
Segundo uma pesquisa da empresa de consultoria Gartner Inc, estima-se que 3% do lucro de uma empresa tradicional seja gasto com papel. Além disso, a pesquisa revelou que cada funcionário gasta em média 10.000 folhas de papel por ano. A migração para tecnologias digitais, como a nuvem, CLM (gestão de contratos) e assinaturas eletrônicas, resulta em uma economia significativa.
SEGURANÇA E CONFIABILIDADE
Cerca de 5% dos documentos físicos são perdidos ou extraviados em uma empresa (dados da ABGD). As tecnologias de proteção de dados já superaram a segurança dos documentos físicos há muito tempo. Documentos digitais não sofrem danos com manuseio, tempo ou ações do clima. Além disso, evitam rasuras de assinaturas, extravios e perdas.
GANHOS OPERACIONAIS
Pense em todas as trocas de documentos, contratos e assinaturas que seus clientes, fornecedores e funcionários precisam fazer. Ao digitalizar esse processo, você evita burocracias, deslocamentos desnecessários, ocupação de agendas, tempo gasto com arquivamento e permite que você feche negócios de forma mais ágil.
IMPACTO AMBIENTAL
Ainda que boa parte da extração industrial de madeira no mundo seja direcionada para produzir papel, os danos causados pelo material vão muito além. Segundo o Instituto Akatu, uma ONG que incentiva o consumo consciente, a cada quilo de papel produzido são utilizados 540 litros de água. Cada documento arquivado traz uma bagagem invisível de poluição da água e do ar, emissão de gases do efeito estufa e produtos tóxicos na indústria.
Mas como eu faço para começar?
Comece com passos pequenos! Uma transformação assim não acontece da noite para o dia. Seu primeiro passo é fazer um levantamento de toda a documentação física na sua empresa. Assim, você pode classificar esses documentos, contratos e relatórios para trabalhar com grupos menores e identificar oportunidades de digitalização imediatas.
Após essa etapa, para aqueles documentos e processos mais específicos, você pode procurar soluções tecnológicas direcionadas, como as listadas abaixo:
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Assinaturas: DocuSign, ClickSign e Adobe Sign.
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Formulários: Acrobat XI e PDFescape.
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Agendas e calendários: Microsoft Outlook e Google Agenda.
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Além disso, você deve ter cuidado ao descartar os documentos antigos e indesejados. Por isso, muitas empresas optam por utilizar um serviço profissional de destruição de documentos, o que garante a segurança dos seus dados, a praticidade para seus colaboradores e a conformidade com as leis de privacidade.
E se o paperless não for compatível com meu negócio?
Se você acha que essa não é a solução compatível com o seu negócio, saiba que sua empresa tem outras opções para atender as exigências ESG do mercado. A alternativa mais flexível para qualquer empresa é a Gestão de Resíduos. A Trashin é referência nacional nesse serviço, fazendo a coleta dos materiais, garantindo a reciclagem e fornecendo dados 100% rastreáveis desse serviço.
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