Como fazer o descarte de documentos sigilosos?

Mesmo com a consolidação das ferramentas de digitalização, ainda são frequentes as dúvidas a respeito do descarte deste tipo de resíduo em seu formato físico

Você já se deparou com aquele amontoado de papéis enquanto realizava uma mudança? Ou, além disso, teve de analisar uma grande quantidade de impressos no escritório? É uma realidade comum a todos nós. São toneladas de documentos com conteúdo sigiloso que todo dia são descartados em nosso país. Seja oriundos de épocas passadas ou, até mesmo, produzidas atualmente, mesmo em um contexto de disseminação da digitalização dos processos.

Mas como descartar este material? Pode-se simplesmente descartar no contentor de recicláveis? Existem convenções a respeito da proteção de dados?

O artigo a seguir tem como objetivo elucidar estas questões e destacar a importância de um descarte consciente destes resíduos.

Responsabilidade na impressão e descarte do papel

Cada vez mais as empresas buscam se adequar às métricas de ESG e ao desenvolvimento sustentável. Esse contexto abrange, é claro, a gestão de resíduos. 

Um material muito utilizado em escritórios é o papel, em seu formato A4. É fundamental que as marcas busquem a digitalização de seus processos, visto que o uso constante e, muitas vezes desnecessário, de documentos físicos contribuem para o desperdício de água.

Para se ter uma ideia, a produção de uma folha de papel A4 consome cerca de 10 litros de água. Portanto, imagine a situação de um escritório que utilize 20.000 folhas A4 por mês. São chocantes 200.000 litros de água!

Mas existem soluções para esta problemática? Claro, a reciclagem é fundamental neste processo. E basta uma simples atitude para possibilitar a reutilização do material: descartá-lo corretamente e solicitar o serviço de empresas com expertise em gestão de resíduos, como a Trashin.

Quando o papel é descartado no contentor comum, este resíduo é misturado com outros resíduos e enterrado em aterros sanitários. É importante destacar que o papel é um tipo de material com propriedades biodegradáveis, ou seja, esse material se decompõe pela ação das bactérias presentes no ar. Quando condenado aos aterros, o resíduo irá se degradar lentamente embaixo da terra, ao invés de retornar à nossa economia como um novo produto.

Agora, que entendemos a importância da reciclagem do papel, chegou a hora de falarmos de um assunto mais complexo: o descarte de documentos sigilosos.

Proteção de dados: quando e onde devo descartar documentos sigilosos?

Após um longo e persistente debate a nível federal, foi sancionada em 2018, a Lei nº 13.709/2018, conhecida como “Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)”. A legislação tem a finalidade de fiscalizar as organizações que não cumpram as regulamentações de coleta, armazenagem, tratamento e compartilhamento de dados pessoais.

Importante destacar que por dados pessoais, entende-se, segundo a legislação, “quaisquer informações que identifiquem um indivíduo por nome, apelido, endereço, e-mail, fotos, números de documentos e IP.”

Portanto, que fique claro: qualquer papel que contenha informações confidenciais que o indivíduo ou empresa não queira tornar público, pode ser considerado um documento sigiloso. 

Confira algumas dicas do PROCON para se resguardar de imprevistos na hora de descartar documentos:

Guarda de comprovante por 1 ano:

– Os documentos gerados por contratos de seguros devem ser mantidos pelo prazo de um ano a partir da realização do primeiro pagamento de cada mensalidade.

Guarda de comprovante por três anos:

– Os documentos gerados por aluguéis devem ser mantidos dentro do período de três anos. 

Guarda do comprovante por cinco anos:

– Os documentos equivalentes a contas de água, energia elétrica, gás, telefone, plano de saúde, IPTU, IPVA, declaração de imposto de renda, pagamento de Condomínio, prestação da casa própria, recibo de pagamento a profissionais liberais, mensalidades escolares e outros serviços essenciais.

Guarda por período de prazo de garantia:

– Notas fiscais de qualquer produto ou serviço devem ser guardadas pelo prazo de garantia. Isso vale, por exemplo, para eletrodomésticos, eletroeletrônicos, automóveis e etc.

Guarda permanente:

– Escritura de imóveis, certidão de nascimento, diploma, documentos legislativos oficiais, entre outros.

Após certificar-se de que o documento pode ser descartado, você pode enviá-lo à destinação adequada. Mas e qual seria esta “destinação adequada”? Confira abaixo.

O processo de fragmentação do material descartado

Ao optar pelo descarte de documentos confidenciais, certas decisões podem ser irreparáveis, tanto financeiramente quanto ambientalmente. A eliminação em contentores de resíduos comuns facilita a atividade criminosa. São frequentes os casos de golpes financeiros, nos quais os dados são obtidos por meio do descarte incorreto. 

Além disso, algumas pessoas acreditam que a maneira mais eficaz de se desfazer de documentos sigilosos é através da queima de papéis. Atenção: a queima indevida desses materiais produz fumaça tóxica! Afeta não só a natureza mediante a emissão de CO2, como também nós mesmos ao inspirarmos a fumaça.

Portanto, a melhor opção é o descarte no contentor reciclável! Através desta medida, o resíduo pode ser coletado e encaminhado para o maquinário conhecido como: fragmentadora. Este processo possibilita que o material, ao ser fragmentado, torne-se ilegível e permaneça com as propriedades do papel intactas para a reciclagem.

A Trashin está comprometida com o descarte de papel e disponibiliza o serviço de fragmentação de documentos sigilosos

A Trashin realiza com expertise a correta destinação do seu lixo. Mas a nossa operação vai além da coleta e do transporte dos resíduos. Nós também educamos sobre o descarte correto, sinalizamos de maneira clara as lixeiras, docas e contêineres e, por fim, certificamos toda a operação, entregando dashboards e relatórios acessíveis e interativos que comprovam os impactos positivos atrelados ao nosso serviço. Além disso, geramos impacto social ao valorizar economicamente os profissionais das cooperativas de reciclagem

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Você tem mais alguma dúvida a respeito dos nossos serviços ou tem interesse em saber mais sobre nossa empresa? Preencha o formulário abaixo para que possamos entrar em contato!

Nossa empresa é reconhecida pelo mercado como a melhor solução para cuidar dos resíduos e adequar-se às melhores práticas sustentáveis. Além disso, o Espaço de triagem da Trashin possui a fragmentadora de documentos sigilosos.